Расширение возможностей систем контроля и управления доступом. Автоматизация учета рабочего времени и контроль трудовой дисциплины.

В последнее время очень большую популярность приобрели системы контроля и управления доступом (СКУД). Интерес к ним обусловлен широким развитием возможностей подобных систем и безусловного удобства применения для организации режима доступа на объекты различного назначения.

В большинстве случаев любые системы безопасности рассматриваются собственниками предприятий (различных форм собственности) как некая нагрузка – это что-то на что нужно потратить много денег по требованию службы охраны предприятия. Мы не будем в данной статье рассматривать преимущества, который дает применение СКУД предприятию, а остановимся на некоторых особенностях ее применения, которые могут дать ощутимый экономический эффект.

Для этого мы рассмотрим систему контроля и управления доступом исключительно как систему накопления данных о перемещении людей по территории предприятия.

Чтобы получить требуемый набор данных необходимо на предприятии создать систему контроля доступа, в которой будет полностью контролироваться периметр (нет возможности покинуть территорию, минуя систему контроля доступа) и требуемые для учета помещения (здания, цеха, участки). При этом СКУД должна контролировать проход человека в обоих направлениях (вход и выход). При этом мы получим систему, которая будет получать, и хранить данные о перемещениях людей через контрольные рубежи.

Указанные данные мы будем использовать для организации систем дисциплинарного контроля и автоматизации учета рабочего времени сотрудников предприятия. Для того чтобы построить подобную систему контроля необходимо выполнить несколько обязательных условий.

Первое из условий мы уже обсудили – это необходимость наличия СКУД, построенной по определенным правилам.

Второе из условий – необходимо создать систему планирования рабочего времени сотрудников. На подавляющем большинстве предприятий подобные системы существуют в различных видах. Суть такой системы заключается в предварительном составлении графиков рабочего времени сотрудников.

Для обеспечения работоспособности систем дисциплинарного контроля и автоматизации учета рабочего времени необходимо, чтобы сведения о запланированных рабочих графиках были введены в них или доступны указанным системам в требуем виде.

Таким образом, в системе мы получаем набор данных о том, как должен был перемещаться сотрудник через контрольные точки СКУД и как перемещался на самом деле.

Анализ указанного набора данных позволяет осуществить анализ трудовой дисциплины, получив сведенья об опозданиях, несвоевременных выходах, прогулах, отсутствии на рабочем месте больше допустимого и т.п. Без использования элементов планирования рабочего времени подобные системы превращаются в системы учета присутствия, которые ограниченно применимы для автоматизации учета рабочего времени.

Каждое предприятие имеет индивидуальные особенности организации производственного процесса. В процессе работы очень часто возникает ситуация, когда запланированные графики рабочего времени не выполняются из-за т.н. «производственной необходимости». Имеется в виду ситуация, при которой сотрудники незапланированно перебрасываются из одной рабочей смены в другую. Причиной такой «текучки рабочих графиков» могут быть различные аварийные ситуации, болезнь сотрудников, незапланированное изменение объема работ и т.п. При этом со временем запланированные рабочие графики сильно расходятся с реальными. Это приводит к тому, что часть сотрудников, фигурирующая в дисциплинарных отчетах как нарушители трудовой дисциплины, на самом деле нарушителями не являются.

Для того чтобы подобная рассинхронизация запланированных и реальных рабочих графиков не оказывала влияние на достоверность работы системы автоматизации учета рабочего времени, выполняется третье необходимое условие – в подобных системах необходимо создавать механизмы, позволяющие корректировать запланированные рабочие графики, приводя их в соответствие с реальными.

Третье условие может вызвать возражения – зачастую сведенья об изменениях рабочих графиков поступают после свершившегося факта изменения. Например, больничный лист сотрудник приносит после окончания болезни, или перевод сотрудника из утренней смены в ночную производится непосредственно перед началом ночной смены. Значит ли последнее, что предприятию необходимо круглосуточно держать на рабочем месте сотрудника, который произведет необходимые изменения в системе учета?

Нет, кроме того, такое решение не работает в случае с больничным листом. Грамотно построенная система должна позволять производить такие изменения «задним числом», не нарушая при этом алгоритмы учета.

Рассмотрим еще одну особенность систем автоматизации учета рабочего времени на базе СКУД.

Система контроля доступа, как элемент системы безопасности, ведет свою базу данных, в которой хранятся сведенья о сотрудниках, выданных им пропусках и правах доступа.

Учет рабочего времени сотрудников предполагает привязку алгоритмов учета к штатному расписанию предприятия. Табели учета рабочего времени строятся, как правило, группируя сотрудников по структурным подразделениям.

На любом предприятии существует т.н. «текучка кадров» - перемещения сотрудников, связанные не только с приемом на работу и увольнением, но и с изменениями внутри штатного расписания (переводы на другие должности, в другие подразделения).

Система автоматизации учета рабочего времени, построенная на СКУД, привязана, в первую очередь, к структуре описанной в базе данных СКУД. Для того чтобы система автоматизации учета рабочего времени формировала достоверные данные, необходимо, чтобы в любой момент времени (помните про «задним числом») знала, в каком подразделении какую должность занимает сотрудник. Таким образом, возникает задача синхронного ведения изменений и в существующей на предприятии системе учета кадров и с СКУД.

На небольших предприятия такая задача может быть выполнена вручную – количество перемещений, как правило, небольшое. На крупных предприятиях обеспечить ручную синхронность данных в обоих системах достаточно сложно. Для обеспечения достоверной работы системы автоматизации учета рабочего времени на средних и крупных предприятиях необходимо обеспечивать автоматическую синхронизацию с существующей системой учета кадров. Другими словами обеспечивать интеграцию системы автоматизации учета рабочего времени в систему учета кадров предприятия.

Какие преимущества может дать предприятию система автоматизации учета рабочего времени?

Предприятие получает систему контроля и анализа трудовой дисциплины. При этом возможен оперативный контроль трудовой дисциплины и, благодаря накоплению данных, анализ состояния трудовой дисциплины за указанный период. Контроль и анализ трудовой дисциплины позволяет принимать решения по ее повышению, оптимизации штатной структуры предприятия, тем самым, снижая себестоимость производимой продукции и повышая рентабельность предприятия. Предприятие получает систему автоматизации учета рабочего времени, в которой невозможны нарушения, связанные с недобросовестной работой сотрудников службы труда и заработной платы. Многие предприятия сталкиваются с такими явлениями как приписки рабочего времени и «мертвые души» в табелях учета рабочего времени. Система автоматизации учета рабочего времени делает такие нарушения невозможными, что позволяет оптимизировать фонд заработной платы предприятия и опять же получить экономический эффект от применения подобных систем. Практика показывает, что грамотное применение систем автоматизации учета рабочего времени позволяет окупить затраты на системы контроля и управления доступом и автоматизации учета рабочего времени за 6-9 месяцев эксплуатации. Каким образом это достигается, а также конкретные решения по организации системы автоматизации учета рабочего времени на небольшом и крупном предприятии мы рассмотрим в следующих статьях.

Автор:

Технический директор ООО "Инттекс"

Михаил Каменецкий